Rund 18 % der Schweizer Bevölkerung sind psychisch belastet und jede zweite Person ist im Laufe ihres Lebens einmal von einer psychischen Erkrankung betroffen. Über psychische Gesundheit zu sprechen, ist in der Schweiz nach wie vor mit Hemmungen und Stigmatisierung verbunden.
Pro Mente Sana bietet mit ihrem Programm ensa Erste-Hilfe-Kurse für psychische Gesundheit an. Ziel ist es, Personen ohne Fachwissen zu befähigen, psychische Probleme und Krisen im privaten oder beruflichen Umfeld frühzeitig zu erkennen, anzusprechen und Betroffene an professionelle Hilfe zu vermitteln.
avolut verantwortet die Konzeption und Umsetzung der gesamten Onlineplattform. Unser Ziel war es, ensa durch eine konsequente Digitalisierung der Arbeitsabläufe administrativ zu entlasten. So kann sich die Organisation stärker auf ihre eigentliche Mission konzentrieren: Ersthelfende auszubilden, die Menschen in akuten psychischen Krisen unterstützen können.
Jährlich nehmen über 10’000 Personen an über 800 Kursen teil.
Eine Django-Plattform für die gesamte Website und Kursverwaltung
Die öffentliche Website , auf der sich Privatpersonen und Unternehmen über das Angebot informieren können, wurde auf Basis von django CMS umgesetzt und bietet somit ein modernes Backend für die Verwaltung der Inhalte mit Frontend-Editing und gängiger On-Page-Suchmaschinenoptimierung.
Das Backend, in dem ensa Kurse und Instruktoren verwalten kann, wurde mit Django umgesetzt. Hier können Instruktoren und Partner neue Kurse erfassen, verwalten und Kursmaterial bestellen. Ebenfalls sind Kursbewertungen der Teilnehmenden für Instruktoren einsehbar.
Wie ensa bei der Instruktoren-Zertifizierung Zeit spart
Neue Instruktoren zu gewinnen, ist ein wichtiger Aspekt für ensa, denn so ist das Programm in der Lage, in der ganzen Schweiz Kurse anzubieten.
Der Ablauf reicht von der Bewerbung über das Zulassungsgespräch und Assessment bis zu ersten Einsätzen als Co-Instruktorin oder Co-Instruktor. Nach erfolgreichem Abschluss wird die Person als ensa Instruktor zertifiziert.
Diesen mehrstufigen Prozess hat ensa bis anhin in einem umfangreichen Spreadsheet nachgeführt. Im Zuge des Ausbaus der Plattform haben wir diesen Prozess komplett digital abgebildet.
Wir haben die implizite Logik aus dem Spreadsheet formalisiert und in einen klaren digitalen Ablauf übersetzt. Diesen haben wir sowohl im Backend als auch im Frontend für die Interessenten verständlich abgebildet.
avolut ist ein strategischer Partner für den Ausbau unserer Plattform. Wir schätzen das fachliche Know-how sowohl bei der Abbildung der Geschäftsprozesse als auch bei der technischen Umsetzung.
Minimaler Administrationsaufwand für Verrechnung und Umbuchungen
Die ensa Kurse werden unterschiedlich verrechnet, je nachdem, ob Pro Mente Sana die Kurse selbst anbietet oder als Lizenzgeber fungiert. Es gibt Kunden, die unternehmensinterne Kurse einkaufen, oder Partner, die auf eigene Rechnung Kurse anbieten.
Historisch erfolgte die Abrechnung von Hand, was entsprechend viel administrative Arbeit mit sich brachte. Die Abbildung des Verrechnungsprozesses in der Django-Applikation ermöglicht eine weitgehend automatisierte Verrechnung. Ebenfalls können für die verschiedenen Anbietertypen spezifische Verrechnungsmodalitäten hinterlegt werden.
In Fällen, in denen die Kursleitung direkt von der Dachorganisation Pro Mente Sana angestellt ist, werden die Daten an Abacus übermittelt, damit daraus eine Lohnabrechnung erstellt werden kann.
Als Hilfestellung für Teilnehmende und um eine optimale Auslastung der Kurse zu gewährleisten, haben wir in Absprache mit ensa eine Funktion entwickelt, mit der verpasste Module nachgeholt werden können. Dabei erhält die teilnehmende Person eine E-Mail mit einem Link zu einer massgeschneiderten Empfehlungsliste mit Kursen. So werden bei Kursen für Unternehmen und ensa Partner zuerst weitere Kurse desselben Anbieters vorgeschlagen.
Vor dieser Automatisierung war ensa mit bis zu 20 Umbuchungsanfragen pro Tag konfrontiert, für die jeweils händisch eine Lösung gefunden werden musste.
Zuverlässige Disposition von Kursmaterial dank ausgeklügelter Applikationslogik
Eine wichtige Voraussetzung für die Kursdurchführung ist, dass das Kursmaterial rechtzeitig zu den Teilnehmenden gelangt. Dies wird durch ein Dispatch-Modul sichergestellt. Dabei wird Kursmaterial entweder an Kursstandorte oder bei Onlinekursen direkt den Teilnehmenden per Post zugestellt.
Die Versandfunktion stellt sicher, dass Kursmaterial auch bei kurzfristigen Anmeldungen noch rechtzeitig zugestellt wird. Alternativ stehen auch PDFs zur Verfügung, die über eine DRM-Plattform bereitgestellt werden. Somit ist sichergestellt, dass das geistige Eigentum des Programms der Stiftung Pro Mente Sana geschützt bleibt.
Der wirtschaftliche Nutzen: mehr Zeit für ensas eigentliche Mission
Insgesamt spart die Stiftung dank der konsequenten Digitalisierung der Arbeitsabläufe bei ensa mehr als eine Vollzeitstelle in der Administration ein. Diese frei gewordene Zeit kann die Organisation nun für wichtigere Aufgaben einsetzen, etwa um bei ihren Stakeholdern auf das Thema psychische Gesundheit aufmerksam zu machen.
Bundesamt für Statistik BFS (2024), Psychische Gesundheit
https://www.bfs.admin.ch/bfs/de/home/statistiken/gesundheit/gesundheitszustand/psychische.html
800+
Kurse werden pro Jahr über ensa.swiss administriert (2025)
10'000
Teilnehmer, die sich pro Jahr über ensa.swiss für Kurse anmelden (2025)
Möchten Sie Ihre Administration vereinfachen?
Gerne zeigen wir Ihnen unser Vorgehen und passende Referenzen in einem persönlichen Gespräch.
Patric Lienert
Projects, Partner
